Jak díky diagnostice zefektivnit onboarding nového zaměstnance

Audio:

Jak vnímáte onboarding?

Nástup do nové práce není jen otázkou toho, zda má zaměstnanec připravený počítač, přístup do systému a podepsané všechny dokumenty.

Pro nového člověka jde o období, kdy si vytváří odpovědi na mnohem důležitější otázky: Jak tady věci fungují? Co se ode mě očekává? Jaký je můj vedoucí? Do jaké míry můžu být samostatný? Na koho se mohu obrátit? A především: Udělal jsem správné rozhodnutí?

Firma přitom řeší podobné otázky z opačné strany. Bude nový zaměstnanec fungovat tak, jak jsme očekávali? Jak rychle se zapojí? Co mu bude vyhovovat? Kde bude potřebovat podporu a kdy mu naopak můžeme dát větší samostatnost?

Právě v této fázi může dobře využitá diagnostika osobnosti výrazně pomoci.

Ne proto, aby člověka zařadila do nějaké škatulky. Ale proto, aby firma od začátku lépe rozuměla tomu, jak s konkrétním člověkem pracovat.

Onboarding není jen první den

Onboarding bývá ve firmách často zaměňován za administrativní nástup.

Nový zaměstnanec dostane smlouvu, přístupové údaje, počítač, projde si kancelář a absolvuje několik školení. Možná dostane seznam kolegů a dokument, ve kterém najde základní informace o firmě.

To všechno je potřeba.

Samotná administrativa ale ještě neznamená, že se člověk dobře začlenil.

Skutečný onboarding pokračuje v dalších týdnech a měsících. Nový zaměstnanec se postupně učí nejen svou práci, ale také způsob komunikace, rozhodování a spolupráce ve firmě. Zjišťuje, co jeho vedoucí považuje za dobrý výkon, jak se poskytuje zpětná vazba a jaké chování je v týmu přirozené.

A právě tady vzniká velký prostor pro individuální přístup.

Dva lidé mohou nastoupit na stejnou pozici, mít stejné zkušenosti a dostat stejné informace. Přesto mohou potřebovat úplně jiný způsob vedení.

Každý nový zaměstnanec potřebuje něco jiného

Někomu vyhovuje, když dostane hned na začátku jasně vymezené úkoly a prostor, aby si je sám zpracoval.

Jiný člověk potřebuje v prvních týdnech více průběžné zpětné vazby a ujištění, že postupuje správně.

Někdo se rychle zorientuje v novém prostředí a začne sám přicházet s návrhy. Jiný si potřebuje nejdříve vytvořit jistotu v tom, jak firma funguje, než začne být skutečně samostatný.

Pokud manažer tyto rozdíly nezná, může snadno zvolit nesprávný přístup.

Příliš mnoho kontroly může schopného člověka brzdit. Přílišná samostatnost naopak může jiného zaměstnance dostat pod zbytečný tlak.

Výsledkem pak nemusí být rychlejší adaptace, ale frustrace na obou stranách.

Diagnostika může dát manažerovi důležitý kontext ještě předtím, než začne nový zaměstnanec pracovat.

Co může diagnostika přinést do onboardingu

Diagnostika osobnosti může pomoci zpřesnit několik oblastí, které mají na průběh adaptace zásadní vliv.

1. Způsob komunikace s novým zaměstnancem

Manažer získává lepší představu o tom, jak nový člověk reaguje na komunikaci, zpětnou vazbu nebo změny.

Nejde o návod, podle kterého by měl manažer s člověkem mechanicky jednat. Jde o další podklad pro rozhodování.

Díky němu může například upravit způsob zadávání úkolů, frekvenci zpětné vazby nebo míru vysvětlování v prvních týdnech.

2. Nastavení míry samostatnosti

Jednou z častých chyb při nástupu je nesprávně nastavená míra kontroly.

Některý zaměstnanec může být připraven převzít odpovědnost velmi rychle. Jiný potřebuje nejdříve získat dostatek informací a jistoty.

Pokud firma tuto potřebu nerozpozná, může mít manažer pocit, že nový člověk je příliš pasivní, zatímco zaměstnanec může mít pocit, že od něj firma očekává příliš mnoho příliš brzy.

Diagnostika může pomoci nastavit vhodnější začátek spolupráce.

3. Rychlejší zapojení do týmu

Onboarding není pouze vztah mezi novým zaměstnancem a jeho nadřízeným.

Důležité jsou také vztahy s kolegy. Nový člověk potřebuje pochopit, na koho se může obrátit, jak tým spolupracuje a jak se v něm komunikuje.

Pokud firma ví více o jeho pracovním nastavení a způsobu fungování, může lépe promyslet, jak ho do týmu zapojit a jakou podporu mu v začátku nabídnout.

4. Přesnější očekávání na obou stranách

Mnoho problémů během zkušební doby nevzniká proto, že by zaměstnanec neuměl svou práci.

Vznikají proto, že se nenaplní očekávání.

Manažer očekává větší samostatnost. Zaměstnanec očekává více vedení. Manažer považuje za samozřejmé určité pracovní návyky. Zaměstnanec o nich neví.

Čím dříve se tyto rozdíly pojmenují, tím dříve s nimi lze pracovat.

Diagnostika může být jedním z podkladů pro nastavení očekávání a následnou práci s novým zaměstnancem.

Diagnostika nemá člověka zařadit do trvalé škatulky

Cílem a výsledkem nemá být věta:

Tento člověk je takový a takový, takže s ním budeme vždycky pracovat tímto způsobem

Lidé se mění a formují, proto má diagnostika především pomoci manažerům lépe porozumět výchozímu nastavení nováčka a využít tuto informaci při práci s ním. Zrovna tak je důležité vést s lidmi průběžně rozhovory a diagnostiku pravidelě opakovat a zjišťovat jak a kam se zaměstnanec posunul.

Teprve v kombinaci s rozhovory, opakovanou diagnostikou a zkušeností manažera vzniká smysluplný obraz o kolegovi.

Jak může vypadat onboarding s využitím diagnostiky

Diagnostiku lze zařadit do HR procesu ještě před nástupem nebo na jeho začátku.

Firma následně může informace využít například takto v cyklu života zaměstnance.

Před nástupem

Manažer získá podklady k tomu, jak nového zaměstnance lépe uvést do role a na co se v začátku zaměřit.

První týdny

Podle zjištění lze upravit způsob komunikace, zadávání úkolů, poskytování zpětné vazby nebo míru podpory.

Během zkušební doby

Manažer může sledovat, zda se očekávání a skutečné fungování zaměstnance potkávají, a případně upravit další postup.

Po několika měsích

Diagnostika nemusí zůstat jednorázovým výstupem. Pokud firma pracuje s rozvojem zaměstnanců systematicky, může sloužit také jako podklad pro další rozvoj a vyhodnocování změn.

Rychlejší onboarding není o tom člověka co nejrychleji „zapojit“

Smyslem onboardingu není dostat nového zaměstnance co nejrychleji do stavu, kdy zvládne co nejvíce úkolů.

Důležitější je, aby co nejrychleji pochopil svou roli, získal potřebnou jistotu, věděl, co se od něj očekává, a dokázal efektivně spolupracovat s ostatními.

A právě tady může individuální přístup ušetřit firmě čas.

Místo toho, aby manažer několik týdnů zjišťoval metodou pokus–omyl, co na konkrétního člověka funguje, může mít relevantní informace k dispozici už na začátku.

Dobře nastavený onboarding tak nezačíná prvním pracovním dnem. Začíná ve chvíli, kdy firma začne přemýšlet o tom, koho právě přijímá a co tento konkrétní člověk potřebuje, aby mohl podat dobrý výkon.

Diagnostika jako podklad pro lepší rozhodování o lidech

V Novitim využíváme diagnostiku osobnosti Liventica jako praktický podklad pro rozhodování o lidech – nejen při výběru zaměstnanců, ale také při jejich rozvoji a začlenění do firmy.

Jejím cílem není člověka hodnotit jedním číslem nebo ho zařadit do jednoduché kategorie. Smyslem je získat hlubší informace, se kterými může manažer dále pracovat.

Protože čím lépe firma rozumí člověku, kterého přijala, tím lépe může nastavit jeho začátek ve firmě.

A dobře nastavený začátek může významně ovlivnit, jak rychle se nový zaměstnanec stane skutečně platnou součástí týmu.