8 rad pro hladký onboarding vašich zaměstnanců

Onboarding je proces, jehož prostřednictvím se noví zaměstnanci začleňují do firmy a získávají potřebné dovednosti a znalosti. Mnoho firem se stále více orientuje na prvotní nábor a opomíjí důležitost onboardingu. Nově přijatý zaměstnanec se stává součástí firmy. Potřebuje se zorientovat, adaptovat a přijmout novou firemní kulturu za svou.

Přečtěte si naše tipy, jak onboarding zvládnout efektivně a co nejhladším způsobem. 

Obsah článku 8 tipů pro hladký onboarding vašich zaměstnanců:

1. Komunikace s nováčky před jejich nástupem do práce – tzv. preonboarding
2. Specifické potřeby onboarding zaměstnanců
3. Adaptace nových zaměstnanců
4. Individuální program
5. Zapojení nadřízených
6. Očekávání
7. Sdílení know-how a informací
8. Buddy program

Komunikace s nováčky před jejich nástupem do práce – Preonboarding

Mezi náborem a následným nástupem do nového zaměstnání bývá tzv. šedá zóna. Je důležité se v této fázi novému kolegovi představit a přesvědčit ho, že si vybral správně. V této fázi je důležitá pozornost, jelikož ta minimalizuje riziko, že si to zaměstnanec rozmyslí a bude si hledat jiného zaměstnavatele.

Zde je pár bodů, na které při preonboardingu nesmíte zapomenout:

•   Dejte zaměstnanci vědět, že se na něj těšíte.
•   Popište mu plán jeho prvního dne v práci.
•   Seznamte ho s vaší firemní kulturou a s tím, jak to u vás chodí.
•   Naplánujte neformální oběd s týmem, provedení a představení nováčka ve firmě.
•   Zašlete mu firemní brožuru, časopis a další dokumenty. Pomůže mu to pochopit procesy u vás ve firmě.
•   Nezapomeňte na zaslání dokumentu s informacemi o nástupním dni

Specifické potřeby onboarding zaměstnanců

Doporučujeme každý onboarding ušít na míru, dle specifičnosti každé pozice. Jiný přístup a informace potřebuje čerstvý absolvent a jiný proces naopak ostřílený manažer.

Adaptace nových zaměstnanců

Adaptace je nejdůležitější částí onboardingu, která trvá minimálně prvních 14 dnů po nástupu nováčka. Nezvládnutí této části vrhá špatné světlo na firmu. Hlavní roli v této fázi má nadřízený a celý tým.

Součástí adaptace mohou být tyto metody:

•   Základní školení
•   Buddy systém
•   Shadowing (stínování kolegů)
•   Rotace „kolečko“ – vyzkoušení si různých rolí na daném pracovišti
•   Sdílení know-how
•   Předání přístupů: hesla, kartičky, interní aplikace a systémy. Nezapomeňte zajistit všechny přístupy včas.
•   Sdílení základních informací o firmě – nezapomeňte na praktické věci:
  • Poučení o nakládání s firemním majetkem.
  • Informace o šatnách, kuchyňce, dress code a toaletách.
  • Nesmí chybět prohlídka kanceláří, budovy, …
  • Vysvětlení práce s kancelářskými potřebami.

Nezapomínejte na zpětnou vazbu! A to jak přímo od nováčka, tak od jeho kolegů, nadřízených atd.

Individuální program

Vypracujte individuální „onboardingový“ program pro každého nováčka. Ode dne nástupu do práce do konce zkušební doby. V plánu je nutné zmínit důležité milníky, které nováčka čekají: vstupní prohlídky, školení, kolečka na jednotlivých pracovištích, setkání s vedením apod.

Zapojení nadřízených

Komunikace s HR oddělením nestačí. Pro lepší adaptaci a pocit sounáležitosti s firmou doporučujeme pravidelné setkávání nováčka s nadřízenými a kolegy.

Očekávání

Hned na začátku by mělo dojít k vyjasnění očekávání a domluvení se na způsobu komunikace, kterou budou obě strany akceptovat. Například co se týče nutnosti být online nebo na telefonu mimo pracovní dobu, způsob sdílení informací, pyramidu priorit apod.

Sdílení know-how a informací

Sdělte nováčkovi, kde může najít všechny potřebné informace. Předejte mu kontakt na kolegy, kteří mu pomohou v případě nouze. Detailně popište obsah práce. Je nutné nováčka seznámit s firemní kulturou, strategií a obchodními cíli.

Buddy program

Při aplikování Buddy programu každému nováčkovi přiřazujeme jeho mentora. Mentor by měl být zastávat cílovou pozici nováčka nebo být jeho budoucí kolegou. Díky Buddy programu bude mít nováček pocit, že se má na koho obrátit kromě svého šéfa. Nebude si připadat hloupě a bude se otevřeně ptát na věci, které mu nejsou v procesech a na pracovišti zcela jasné.

Onboarding končí uplynutím zkušební doby. Pro vyhodnocení zkušebky se sejdou nováček, přímý nadřízený a personalista na hodnotícím pohovoru. Dohodnou se, zda ve spolupráci chtějí dál pokračovat, či nikoliv. Schůzka by měla proběhnout pár týdnů před ukončením zkušební doby, aby nováček i firma dostali prostor pro rozhodnutí se.

Onboarding je nedílnou skládačkou do vaší firemní značky, o kterou pečujete. Nezapomínejte tedy na jeho důležitost. V personální agentuře Novitim nabízíme poradenské služby, které se týkají celého koloběhu onboardingu. Pokud chcete, aby se nováček stal nedílnou součástí týmu a nechcete si ho nechat utéct, tak naše poradenství má smysl. V případě zájmu nás neváhejte kontaktovat.